Cos’è il Comunicato Stampa e Come e per Chi si Scrive?

Come scrivere un Comunicato Stampa
Consigli e suggerimenti
dai Colli Euganei

Cos’è un Comunicato Stampa

Il comunicato stampa nel 2020 ha compiuto ben 114 anni, il suo “inventore”, il pubblicista e padre delle Pr, Ivy Lee ha redatto il primo comunicato nel 1906. Lee lavorava per la compagnia ferroviaria Pennsylvania Railroad quando si verificò un drammatico incidente e per “far comprendere l’azienda al pubblico e il pubblico all’azienda” condusse i giornalisti sul luogo della tragedia, spiegando l’accaduto e fornendo informazioni precise e dettagli tecnici, prima che i reporter reperissero informazioni da altre fonti.

Questo ci chiarisce subito cos’è un comunicato stampa: si tratta di un testo che informa in modo ufficiale, riportando tutti i dati e notizie necessarie ai giornalisti per poter redigere un articolo o per realizzare un servizio multimediale.

Il comunicato stampa è:

un testo scritto con determinate caratteristiche “appetibili” a giornalisti, blogger e se necessario ad operatori del settore di riferimento, che contiene i dati e dettagli della “notizia o evento” che il cliente, l’ente o l’azienda desidera comunicare.

Lo scopo del comunicato stampa:

l’interesse e l’ascolto da parte dei press media, far conoscere ad un ampio pubblico la “notizia” .

Per “cosa” viene scritto un comunicato stampa

Un’azienda, ente, associazione comunicano agli organi di stampa:

• Premi ricevuti
• Acquisizioni aziendali
• Nuova sede
• Partnership
• Nuovi prodotti o servizi
• Eventi
• Fiere di settore
• Convegni
• Interventi
• Chiusure o aperture straordinarie

In ambito Politico e per Partiti e Politici il comunicato stampa viene redatto per:

• Ottenere visibilità
• Comunicare in modo corretto una posizione o idea in un tema preciso
• Commentare un fatto o una notizia

Struttura

Prima di tutto la notizia. Devi comunicare qualcosa che crei curiosità, che sia nuovo ed appetibile e soprattutto devi scriverlo bene. Per questo sono soprattutto i giornalisti di professione ad occuparsi del lavoro di addetto stampa e ufficio stampa, persone che hanno dimestichezza e competenze sia come scrittori del comunicato sia come fruitori.

Non dimenticare la cosa più importante: nel tuo foglio e nell’oggetto della mail deve essere scritta chiaramente la dicitura “Comunicato Stampa”, per far capire subito che non si tratta di una semplice mail o comunicazione.

 

Titolo

Il titolo deve essere chiaro e dare subito l’idea della “notizia” che stai comunicando, con una keyword riconoscibile. Una riga accattivante e non di più, che deve essere riportata anche nell’oggetto della mail e su eventuali allegati.

 

Loghi

Per favore, non dimenticare il logo. Questo è un’errore che accade spesso. Il logo è importante per il visual marketing, perché il lettore ha d’impatto un riferimento chiaro del mittente ed inoltre permetterà al vostro logo di farsi “ricordare” più facilmente, perchè il cervello ricorda meglio un’immagine che un nome.

 

Sottotitolo – Attacco

Devi dire tutto e subito in 3-4 righe che riassumano la tua notizia. Riportando gli elementi essenziali che indirizzano subito il lettore sul settore di riferimento e sul contenuto del comunicato.

Crea un testo strategico in cui sia contenuto: Chi/Cosa/Dove/Quando/Come e Perchè.

 

A Chi è rivolto – Target

Chi sono le persone che leggeranno il comunicato? I giornalisti, forse qualche blogger.

Per questo devi dargli subito ciò che gli serve. Se anche tu sei un giornalista come me, sai bene che riceviamo decine e decine di mail ogni giorno, quindi devi attirare la nostra curiosità dal primo secondo di lettura.

 

Corpo del Comunicato stampa

Sintesi, chiarezza, nessuna ridondanza e tecnicismi. Il comunicato deve avere un testo originale che si faccia leggere con piacere e che rispetti il tono di voce di chi lo commissiona.

Costruisci dei paragrafi che il giornalista può usare come dei piccoli mattoni per ri-costruire la tua notizia. Non c’è bisogno di “colore”, devi dare i dettagli più importanti della “notizia”, magari inserendo qualche curiosità, numeri e dati, elementi che piacciono sempre alle redazioni.

Il testo non dovrebbe mai superare la pagina. Se hai la necessità di aumentare le informazioni, inserisci dei link che rimandino a pagine interne del tuo sito web, in cui spieghi con chiarezza un determinato passaggio, la cronistoria, le motivazioni, tutto quello che pensi possa aiutare il giornalista a costruire una notizia più corposa.

 

Interventi – Virgolettati

Il lato umano del comunicato e della notizia. Si sa, ai giornalisti piacciono i virgolettati, perché rendono l’articolo più vicino al lettore. Inserisci tra «» la dichiarazione del committente, scrivendo sempre il nome e cognome e qual’è il suo ruolo all’interno dell’azienda o ente.

 

Chiusura del Comunicato Stampa

Ricordati di lasciare il “miglior colpo” nell’ultima riga del testo. Questo avrà due scopi, in primis il giornalista leggerà sino alla fine il tuo comunicato per avere tutti i dati necessari, in secondo luogo, ricorderà più facilmente il tuo testo e il committente se le ultime parole in cui ha posato gli occhi sono state accattivanti ed attraenti. Insomma, se gli hai dato “quel qualcosa in più”.

 

Contatti

Personalmente, dedico sempre una riga per inserire il nome e contatto del responsabile del comunicato e dell’ufficio stampa a cui il giornalista può fare riferimento per eventuali specifiche, integrazioni e informazioni.

 

Data, Luogo e Firma

La data è essenziale per dare una bussola a chi legge e la firma crea fiducia verso la notizia che stai veicolando, il giornalista ha bisogno di sapere chi è la persona che “parla” nel comunicato.

 

Piede – Biografia

Nel piede del comunicato inserite sempre i contatti dell’azienda o ente, l’indirizzo, il sito web, la mail ed i social. Non dimenticate di dedicare una riga al settore di riferimento, spiegando cosa fa o chi è il committente del comunicato.

 

Allegati – Foto Video Materiale Multimediale

Se è possibile, evita di inserire immagini negli allegati.

Se le inserisci “leggere” cioè, un file poco pesante ed a bassa risoluzione, il giornalista non avrà problemi a scaricare la mail… ma non potrà usare il materiale per la pubblicazione.

Se alleghi una foto o video nel formato per la pubblicazione, il destinatario potrebbe avere delle problematiche a scaricare e leggere la tua mail e quindi potrebbe “perdere” il comunicato stampa che hai inviato.

Quale soluzione adottare?

Inserisci un link di Google Drive (è il più conosciuto) ad una cartella in cui hai inserito il materiale multimediale ad alta risoluzione. Se al giornalista servirà, saprà dove e come scaricarlo in modo celere.

Crea una press area nel tuo sito web, in cui attraverso un link il lettore può accedere ai contenuti relativi al tuo comunicato stampa. Oltre a creare un archivio sempre consultabile dei tuoi comunicati, questa prassi permette di generare visite al sito, chiarire meglio al giornalista di cosa si occupa l’ente, l’azienda o la persona di riferimento e di tenere traccia di quanto svolto sinora e di quante persone hanno visitato la press area del tuo sito.

 

Adesso che ho il comunicato, dove lo metto?
Pdf, Word o corpo della mail?

Ci sono molte scuole di pensiero in merito, io nella maggioranza dei casi, scrivo nel corpo della mail il 90% del comunicato, indicando che in allegato trova il file completo.

Allego il file in formato pdf, così da non perdere la formattazione. Perché chi usa un dispositivo Apple e riceve un file Word, molto spesso leggerà un comunicato con una formattazione visivamente scomposta. Il Pdf invece permetterà di tenere paragrafi, loghi e grassetti al loro posto. Allego anche il formato Word perchè per i giornalisti è molto comodo aprire il file originale e modificarlo direttamente nel “foglio” che avete scritto voi, invece che fare copia incolla dal Pdf.

 

Diffusione del Comunicato Stampa e risultati

Questa è la parte più difficile. Come arrivare al giornalista adatto al nostro comunicato. Si tratta di un intenso lavoro di tessitura e relazioni, che solo un efficiente Ufficio Stampa riesce a realizzare con successo e con risultati concreti.

 

Consigli e suggerimenti sul campo

• Ricordati di inserire il grassetto per facilitare la lettura dei punti chiave.
• Le virgolette da utilizzare per un discorso sono queste «», cioè le virgolette basse, usate per delimitare un discorso diretto (lo dice anche Treccani), le virgolette “ ” alte si utilizzano per introdurre un titolo o mettere in evidenza una parola particolare.
• Cerca di facilitare il più possibile il lavoro al giornalista.
• Dopo l’invio del comunicato, invia un messaggio ai giornalisti per assicurarti che abbiano ricevuto la mail e per chiedere se hanno bisogno di maggiori specifiche. Una telefonata sarebbe sempre utile, attenzione però, potrebbe essere un’arma a doppio taglio. Preferisco sempre procedere prima con un messaggio e solo in casi di necessità o per mantenere relazioni procedo con una telefonata.
• Ciò che però è più importante è la rete di affidabilità che sei riuscito a creare come addetto stampa verso i giornalisti i quali hanno bisogno di te, come tu hai bisogno di loro.

 

 

Se cerchi un addetto stampa o un ufficio stampa a Padova e nei Colli Euganei, Macaone è l’agenzia adatta a te.

Durante la nostra esperienza sul “campo” abbiamo costruito ponti e relazioni, nutrendo contatti e amicizie.

Alla guida del nostro team ci sono giornalisti pubblicisti e professionisti che conoscono tutte le regole ed i segreti per ottenere i risultati e gli obiettivi che ti sei prefissato.

Abbiamo una profonda conoscenza degli attori del territorio e negli anni abbiamo costruito contatti regionali e nazionali importanti, soprattutto nei settori dell’ambiente, dell’ecologia, della cultura e della politica.

 

 

Vuoi scoprire se il tuo comunicato stampa è scritto correttamente?

Invia a giada@macaone.it il tuo comunicato e lo analizzeremo in modo gratuito, riceverai un report con consigli e suggerimenti.